Elementos basicos de access 2007

Microsoft access es un gestor de base de datos y, como tal es capaz de gestionar una gran cantidad de informacion desde un ordenador.

para almacenar la informacion access utiliza una estructura basada en tablas o cuadriculas organizadas en filas y columnas.

el aspecto de las tablas es similar al que ofrece las hojas de calculo, pero access es mucho mas que un almacen de datos e incorpora una serie de utilidades y programas que facilitan el tratamiento exhaustivo de los datos que gestiona.

la base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistematicamente para su posterior uso. en este sentido, una bibliotea puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoria por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permite almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rapida y estructurada. las propieddes de estos SGBD, asi como su utilizacion y administracion, se estudia dentro del ambito de la informatica.

los elementos basicos de access son:

la barra de titulo: que es donde se encuentra el nombre del programa y del archivo en que se este trabajando, tambien tiene las opciones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar

la barra de acceso rapido: contiene las operaciones mas habituales que son guardar, imprimir y deshacer.



la banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaña. todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menus, en algunos momentos algunas opciones no estaran disponibles, la pestaña que forma la banda puede ir cambiando segun en el momento que te encuentres trabajando con access, esta solamente te mostrara las opciones utiles en cada pantalla.




al pulsar la tecla alt se activaran las opciones de acceso por teclado estas funcionara pulsando una tecla mostrada para acceder a la opcion dada.

en la parte superior izquierda encontramos el boton de office donde podras pulsar las opciones de nuevo,abrir,guardar,guardar como y otras opciones, tambien podra abrir archivos en que haya trabajado recientemente ubicados en la parte derecha.

la barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacion, proporciona distinta informacion segun la pantalla en la que se este trabajando.

Crear, editar, y cerrar tablas

En la pestaña de access crear encontramos la seccion tablas donde pulsaremos el boton tabla para crear una tabla



despues aparecera la tabla a crear

luego pulsaremos en vista diseño situado en la parte superior izquierda representado por una escuadra y un lapiz para agregar los atributos que nos interesen en la tabla, nos aparecera una ventana "guardar como" donde insertaremos el nombre de la tabla a crear y pulsamos aceptar

en la tabla insertaremos los atributos que nos interesen con su nombre, tipo de datos y descripcion.

luego de haber hecho esto pulsamos en vista hoja de datos situado en la parte superior izquierda representado por una tabla. y aqui damos por terminado la creacion de una tabla.

-para editar una tabla damos click derecho sobre la tabla que se quiere editar y pulsamos en vista diseño

para añadir un nuevo campo nos situamos al final de la tabla y escribimos el nombre del campo que se quiere añadir

tambien podria añadirse un campo donde se quiera haciendo click en un campo y en la pestaña diseño hacer click en insertar fila y este la situara delate del campo seleccionado.

para eliminar un campo lo seleccionamos y en la pestaña diseño y en la seccion herramientas pulsar eliminar filas, o mas practico seria seleccionar el campo dando click derecho y pulsar eliminar filas.

por ultimo cerrar la tabla dando click derecho sobre la pestaña de la tabla y cerrar.

Propiedades de los Campos

primero abriremos la tabla con que vamos a trabajar las propiedades de los campos.

luego pulsamos el boton diseño





las propiedades del campo se encuentran visualizadas en la parte de abajo

observe que el tamaño del campo equivale a 255 ,siendo 255 el tamaño maximo de caracteres, si hacemos doble click en el numero del tamaño del campo de la ficha general y lo reducimos a 25 caracteres de este modo si alguno de los nombres insertados en el campo sobrepasa los 25 caracters este los rechazaria automaticamente.






si hacemos click en un campo con tipo de datos numero(entero largo) se observara el tamaño del campo distinto tipo de datos de texto(255 caracteres).

este tamaño de campo se refiere al tipo de datos que se tenga, en este caso numero

si fuera el tipo de dato texto el tamaño de campo apareceria en caracteres(255)

Crear Relaciones

En access, en la pestaña herramientas de base de datos encontramos la seccion mostrar u ocultas donde se encuentra la opcion "relaciones"

al pulsar esta opcion aparecera una ventana (mostrar tabla) donde podremos agregar las tablas que vamos a relacionar.

despues de agregarlas pulsamos el boton cerrar

nota: si se llegase a presentar el problema de que no aparece la ventana "mostrar tabla" en un espacio de la pestaña relaciones damos un click con el boton derecho del mause y en las opciones que aparecen damos click en mostrar tabla.

luego estando las tres ventanas de las tablas seleccionamos el campo que vamos a relacionar con la otra tabla y sin soltar el click del mause la arrastramos hasta el otro campo de la tabla con que se va a relacionar.

aparecera una ventana llamada modificar relaciones donde seleccionaremos la opcion exigir integridad referencial y luego pulsar el boton crear.

nota: para exigir integridad referencial se debe tener los mismos registros del campo a relacionar en ambas tablas.

Creacion de Consultas

En la pestaña crear encontraremos la seccion otros, donde se encuentra la opcion asistente para consultas.



al pulsar sobre la opcion asistente para consulta aparecera una pantalla donde haremos click en asistente para consultas sencilla y pulsamos el boton aceptar

en el primer paso del asistente le pide la tabla y los campos que desea añadir a la consulta.

en tabla/consulta muestra el nombre de la primera tabla.

en esta puede seleccionar la tabla que desee para añadir la consulta

luego hacemos click en la doble flecha que indica hacia la derecha para añadir todos los campos, pero si no desea añadirlos todos marcamos el campo que nos interese y pulsamos la que indica una flecha hacia la derecha
pulsamos siguiente para continuar

en el siguiente paso respetaremos las opciones marcadas por defecto y pulsamos siguiente

aparecera una nueva ventana donde nos informa el titulo de la consulta de la tabla seleccionada y pulsamos la opcion finalizar para terminar con la consulta.

nota: nos aparecera una ventana con la estructura similar a la tabla seleccionana sin embargo su titulo nos informa de que se trata de una consullta.

Instrucciones para crear y editar formularios

Para crear un formulario le daremos en la pestaña crear, en este lugar encontraremos varias opciones.

pulsamos en la opcion mas formularios y aqui elegimos asistente para formularios

luego aparecera la ventana de asistente para formularios.

para empezar seleccionaremos la tabla con que vamos a trabajar en este casa la tabla persona

despues elegiremos los campos de la tabla seleccionada que nos interese incluir en el nuevo formulario.

para elegir el campo uno por uno seleccionamos el que nos interese y hacemos click en el boton que indica una flecha hacia la derecha. y para elegirlos todos pulsamos en la doble flecha que indica hacia la derecha.

en este caso los elegiremos todos

y pulsamos en siguiente para continuar

la nueva pantalla nos muestra una representacion grafica del formulario que se esta creando y tambien nos ofrece la posibilidad de modificar su aspecto

en este caso dejaremos la opcion marcada por defecto, en columnas y pulsamos la opcion siguiente.

en este paso podemos seleccionar el estilo del formulario, como es el color de texto, fondo, tipo de fuente, la forma de los campos etc.

en este caso elegiremos la que ,mas nos guste y damos click en siguiente

finalmente la nueva ventana nos propone un titulo para el formulario, por defecto coincide con el nombre de la tabla seleccionada y asi mismo el boton marcado en pantalla nos propone abrir el nuevo formulario

hacemos click en finalizar para aceptar las opciones seleccionadas en el asistente

y efectivamente aparece el nuevo formulario mostrando las configuraciones establecidas en el asistente.

Secuencia Logica para crear informes

Para crea un informe pulsaremos en la pestaña crear y en esta se observa una sección llamada informes

en la seccion informes encontraremos

- Diseño de informes: esta opcion nos permite abrir un informe en blanco en la vista de diseño donde podemos agregar los diferentes objetos que queremos que aparezcan

-asistente para informes: esta opcion nos guia paso por paso en la creacion del informe

- informe: este crea automaticamente un informe nuevo donde estan todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el panel de exploracion.

- informe en blanco: abre un informe en blanco en vista de presentacion

*a continuacion se explica la forma de crear un informe utilizando el asistente

pulsaremos en asistente para informes

despues aparecera la primera pantalla donde se muestran las tablas que existen en la base de datos y tambien los campos disponibles de cada tabla seleccionada

esta ventana nos pide incluir los campos que deseamos de cada tabla

ahora elegiremos los campos que deseamos que aparezcan en el nuevo informe:

hacemos click en el boton que muestra dos puntas de flecha que señala hacia la derecha
todos los campos disponibles han pasado a hacer parte del cuadro campos seleccionados, sin embargo si no se quiere añadir todos los campos disponibles existe el boton que indica una punta de flecha hacia la derecha para añadir solo el campo seleccionado.

lo mismo se hace en viceversa para eliminar los campos que no se quiera que aparescan en el informe con las puntas de flecha que indican hacia la izquierda

luego pulsamos siguiente para continuar
en la siguiente ventana nos pregunta el nivel de agrupamiento

le daremos click en la punta de flecha que indica hacia la derecha para agregar el campo seleccionado o doble click para agregarlo directamente.

si queremos cambiar el orden de los grupos pulsamos en la flecha que indica hacia arriba o hacia abajo

despues pulsamos en siguiente

aparecera otra ventana donde nos pedira el orden de los registros

donde podremos ordenar el campo que saldra en el informe y elegimos si se quiere un orden descendente o ascendente.

pulsamos siguiente y aparecera una ventana donde nos pedira la distribucion del informe donde en la parte izquierda se reflejara el dibujo como aparecera la distribucion y en orientacion elegiremos la forma que queremos la impresion

le damos click en siguiente y en la pantalla que aparece escogeremos el estilo que queremos en el informe (el que mas te llame la atencion)

pulsamos siguiente y en la ventana le daremos titulo al informe y por ultimo finalizar.