Elementos basicos de access 2007

Microsoft access es un gestor de base de datos y, como tal es capaz de gestionar una gran cantidad de informacion desde un ordenador.

para almacenar la informacion access utiliza una estructura basada en tablas o cuadriculas organizadas en filas y columnas.

el aspecto de las tablas es similar al que ofrece las hojas de calculo, pero access es mucho mas que un almacen de datos e incorpora una serie de utilidades y programas que facilitan el tratamiento exhaustivo de los datos que gestiona.

la base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistematicamente para su posterior uso. en este sentido, una bibliotea puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoria por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permite almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rapida y estructurada. las propieddes de estos SGBD, asi como su utilizacion y administracion, se estudia dentro del ambito de la informatica.

los elementos basicos de access son:

la barra de titulo: que es donde se encuentra el nombre del programa y del archivo en que se este trabajando, tambien tiene las opciones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar

la barra de acceso rapido: contiene las operaciones mas habituales que son guardar, imprimir y deshacer.



la banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaña. todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menus, en algunos momentos algunas opciones no estaran disponibles, la pestaña que forma la banda puede ir cambiando segun en el momento que te encuentres trabajando con access, esta solamente te mostrara las opciones utiles en cada pantalla.




al pulsar la tecla alt se activaran las opciones de acceso por teclado estas funcionara pulsando una tecla mostrada para acceder a la opcion dada.

en la parte superior izquierda encontramos el boton de office donde podras pulsar las opciones de nuevo,abrir,guardar,guardar como y otras opciones, tambien podra abrir archivos en que haya trabajado recientemente ubicados en la parte derecha.

la barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacion, proporciona distinta informacion segun la pantalla en la que se este trabajando.

Crear, editar, y cerrar tablas

En la pestaña de access crear encontramos la seccion tablas donde pulsaremos el boton tabla para crear una tabla



despues aparecera la tabla a crear

luego pulsaremos en vista diseño situado en la parte superior izquierda representado por una escuadra y un lapiz para agregar los atributos que nos interesen en la tabla, nos aparecera una ventana "guardar como" donde insertaremos el nombre de la tabla a crear y pulsamos aceptar

en la tabla insertaremos los atributos que nos interesen con su nombre, tipo de datos y descripcion.

luego de haber hecho esto pulsamos en vista hoja de datos situado en la parte superior izquierda representado por una tabla. y aqui damos por terminado la creacion de una tabla.

-para editar una tabla damos click derecho sobre la tabla que se quiere editar y pulsamos en vista diseño

para añadir un nuevo campo nos situamos al final de la tabla y escribimos el nombre del campo que se quiere añadir

tambien podria añadirse un campo donde se quiera haciendo click en un campo y en la pestaña diseño hacer click en insertar fila y este la situara delate del campo seleccionado.

para eliminar un campo lo seleccionamos y en la pestaña diseño y en la seccion herramientas pulsar eliminar filas, o mas practico seria seleccionar el campo dando click derecho y pulsar eliminar filas.

por ultimo cerrar la tabla dando click derecho sobre la pestaña de la tabla y cerrar.

Propiedades de los Campos

primero abriremos la tabla con que vamos a trabajar las propiedades de los campos.

luego pulsamos el boton diseño





las propiedades del campo se encuentran visualizadas en la parte de abajo

observe que el tamaño del campo equivale a 255 ,siendo 255 el tamaño maximo de caracteres, si hacemos doble click en el numero del tamaño del campo de la ficha general y lo reducimos a 25 caracteres de este modo si alguno de los nombres insertados en el campo sobrepasa los 25 caracters este los rechazaria automaticamente.






si hacemos click en un campo con tipo de datos numero(entero largo) se observara el tamaño del campo distinto tipo de datos de texto(255 caracteres).

este tamaño de campo se refiere al tipo de datos que se tenga, en este caso numero

si fuera el tipo de dato texto el tamaño de campo apareceria en caracteres(255)

Crear Relaciones

En access, en la pestaña herramientas de base de datos encontramos la seccion mostrar u ocultas donde se encuentra la opcion "relaciones"

al pulsar esta opcion aparecera una ventana (mostrar tabla) donde podremos agregar las tablas que vamos a relacionar.

despues de agregarlas pulsamos el boton cerrar

nota: si se llegase a presentar el problema de que no aparece la ventana "mostrar tabla" en un espacio de la pestaña relaciones damos un click con el boton derecho del mause y en las opciones que aparecen damos click en mostrar tabla.

luego estando las tres ventanas de las tablas seleccionamos el campo que vamos a relacionar con la otra tabla y sin soltar el click del mause la arrastramos hasta el otro campo de la tabla con que se va a relacionar.

aparecera una ventana llamada modificar relaciones donde seleccionaremos la opcion exigir integridad referencial y luego pulsar el boton crear.

nota: para exigir integridad referencial se debe tener los mismos registros del campo a relacionar en ambas tablas.